מצגת להצגה

בין אם אתה שכיר ובין אם אתה עצמאי. בין אם כבר מצאת עבודה ובין אם אתה מחפש כזו. זהו המדריך המקוצר להצגת מצגת. המדריך מתאים לכל הצגת דברים. בין אם אתה מציג את עצמך ובין אם אתה מציג עסק או מוצר.

בדוק מיהו קהל היעד שלך. מה אתה יודע עליו, מה הוא יודע עליך, מה מעניין אותו, מה מרגיז אותו, מה מצחיק אותו ומה משעמם אותו.

ואתה, המציג? איך אתה נראה, מה אתה לובש, כיצד אתה מדבר, עד כמה אתה יודע את החומר, האם יש לך יכולת דיבור טובה, יכולת הצגה, האם אתה יודע לדבר באופן משכנע והאם יש לך כריזמה? אם אתה לא בטוח בעצמך, זה הזמן לנסות לשפר את המיומנויות האלה.

ומה עם תוכן המצגת? הוא מסובך, פשוט, ניתן להמחשה, מסקרן, משעמם, כולל נתונים רבים, היפותטי, מעשי, משכנע, דוחה? מותר להציג תוכן משעמם ואפילו דוחה, אך צריך לדעת כיצד לעשות זאת.

רוצה דוגמא? בבקשה. בקורס לזיהוי חללים של זק"א מציגים תמונות דוֹחוֹת ותוכן גדוש בנתונים משעממים. צריך לדעת כיצד להגיש את הדברים, בפני מי ועל ידי מי.

מדוע חשוב להתכונן להצגת המצגת? אם תפעל נכון זה יהיה מהמם.

אם לא, הלקוח/המעסיק אפילו לא יהמהם כשישלח אותך לדרכך. גם אם יש לך את המענה המושלם עבורו. גם אם אתה מתאים בדיוק לדרישות התפקיד.

כיצד תגיש ותציג?

לאחר שתדע מי הוא קהל היעד, לאחר שתדע כיצד עליך להופיע בפניו וכיצד תתמודד עם הנתונים שלך, שב לבדוק האם יש לך ביד את חמשת הממ"ים: מדוע; מה; מי; מקום; מתי.

מדוע אתה מציג את המצגת. מה אתם מציג. מי יצפה בך. היכן תוצג המצגת, מתי יוצג כל נושא ובאלו אמצעים. דהיינו באלו אמצעים טכניים - אם בכלל - תשתמש על מנת להציג את עצמך או את המוצר שלך.

הכי חשוב לענות על השאלה "מדוע". בלי שתהיה לך תשובה לשאלה הזאת, אין סיכוי שליושב מולך תהיה סיבה להקשיב לדבריך.

המבנה הנפוץ להצגת מצגת.

פתיחה: הבעת תודה, תקווה ורקע. הצגה: עצמית וסיבת הצגת המצגת. תאום: ציפיות. מה יקבל הצופה. מה ייצא לו מהצגת הדברים. מפה: סדר הדברים מוצג מראש באמצעות מילות מפתח, המהוות כעין כותרות לנושאים שיורחבו בהמשך.

סדר הזמנים בהצגת מצגת 

זמן ההצגה צריך להיות מתוכנן. 5% מהזמן מיועד לפתיחה. 80% מהזמן מיועד להצגת גוף המצגת ו-10% עבור סיכום הדברים. חמשת האחוזים הנותרים יתבזבזו על הפרעות, צחוקים, כחכוחים וכן הלאה.

הבהרה: זמן הצגת המצגת אינו כולל את זמן השאלות והתשובות. אותן יש לבקש בנימוס לדחות לסיום הצגת הדברים.

הבהרה נוספת: לעיתים, כאשר מדובר במצגת מורכבת, או בהוכחת התאמה לתפקיד מורכב, יש לאפשר שאלות תוך כדי הצגת הדברים בנקודות זמן מוגדרות.

יצירת עניין במהלך ההצגה

כדי להתמודד עם בעיות ריכוז (פלאפונים וכדו'), יש להנמיך ולהגביה את הקול. לזוז הרבה. להשתמש בעזרים וגם בעזרים טכנולוגיים, ואפילו לנסות להשתמש במשחקי דינאמיקה קבוצתית. כגון: מתן אפשרות להשלמת משפטים. בקשת אישור מקהל הצופים. שיתוף הקהל בדילמות ואפילו בדיחה אחת או שתיים.

תרגיל שעובד בכל פעם מחדש: תוך כדי הצגה, בקש מכולם להניח אגודל וזרת על הסנטר והמחש זאת כאשר אתה מניח את האגודל והזרת על הלחי. הרוב יניחו את האצבעות על הלחי למרות שאמרת בפירוש בסנטר!

נקודות שיא ושפל

במצגת, בכל מצגת, ישנם רגעי שיא ורגעי שפל. השיא מגיע זמן קצר אחרי ההתחלה. יורד לשפל ועולה שוב למשך 3-4 דקות ואז יורד ומגיע שוב לאמצע השיא לקראת הסיום. ידיעת נתונים אלה תאפשר לך למקם את התכנים החשובים לך בדיוק בנקודת שיא הקשב.

חשיבות הסיכום: בגלל רגעי השיא והשפל, חשוב מאוד לא להזניח את הסיכום והחזרה על עיקרי הדברים.

טיפים להצגת מצגת

חיוך ושוב חיוך. דבר בחיוכים. השתמש בידיך אך לא במידה מוגזמת. בכל מקרה, אל תסתיר את הידיים. הנח אותן גלויות בגובה המותניים. שדר יציבות גם בגופך. שדר עמידה (או ישיבה) איתנה ועשה תנועות לכיוון הקהל. תנועות אלו נועדו לשדר שיתוף ונכונות.

אל תחזיק רשימה ביד. הנח אותה על השולחן או על הדוכן. יש לך צרור מפתחות מרעיש? הניחו בכיס או על השולחן. כנ"ל לגבי פלאפון או כל דבר מרעיש אחר. אל תפסיק ליצור קשר עין עם הקהל. ואל תשכח להכין הקדמה שנונה שתשבור את הקרח.

עשה ואל תעשה בהצגת מצגת  

עשה: הומור. תודה. תאום ציפיות. היצמדות לנושא. עזרים. קשר עין ואינטראקציה. בעל פה. גיוון בקול. גיוון תנועות והבעות. סיכום. ושוב הבעת תודה. אל תעשה: אל תפגע. אל תשכח שמות. אל תתעלם. היה גמיש. אל תסטה. אל תעמיס. אל תקרא מהכתב! אל תתוודה. אל תאבד שליטה. אל תסתיר את המסך! אל תענה אם אתה לא יודע.

---

לסיכום: סמן וי על כל הסעיפים הבאים, ורק לאחר מכן תוכל להתחיל בהצגה:

בקיאות בחומר; מטרה ברורה; הכרת קהל היעד; רישום נקודות; סדר קדימויות; ניפוי לפי חשיבות; מבנה וארגון; דוגמאות; ראשי פרקים; חזרות ואימונים.

*המידע מיועד לגברים ונשים כאחד ונכתב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד.